Génial ! Un prospect qui vous faisait désespérer vient enfin de se manifester ! Vite, vous reprenez son dossier et attaquez la rédaction d’une proposition commerciale très détaillée. Un travail qui vous prendra certainement plusieurs heures, mais il faut battre le fer pendant qu’il est chaud, et vous voulez vous montrer réactif. Vous avez enregistré le brouillon sur le réseau de l’entreprise, mais comme vous serez en déplacement demain, vous devrez faire une copie sur votre clé USB pour pouvoir ajouter quelques éléments. Il y aura donc 2 versions d’un même document, ce qui n’est pas idéal, ni pour votre organisation personnelle, ni pour celle de l’entreprise. De plus, en procédant ainsi, vous augmentez vos coûts d’espace de stockage. Et votre clé USB n’est pas infaillible. Que ferez-vous si elle cesse de fonctionner ? Il existe pourtant une solution bien plus pratique pour ce type de défis : OneDrive de Microsoft.
Qu’est-ce que OneDrive ?
OneDrive est une plateforme de stockage de documents dans le nuage inclus dans la suite bureautique Microsoft 365. Elle vous permet de conserver tous vos fichiers en sécurité en un seul endroit. Le service fonctionne comme un disque dur externe ou un serveur, à la différence qu’il est disponible via Internet.
Comme toujours lorsqu’il s’agit des services dans le cloud, vous pouvez y accéder quand vous le souhaitez et quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. En outre, il vous permet de travailler sur vos fichiers avec n’importe lequel de vos gadgets : vous pouvez créer un document sur votre poste de travail au bureau, puis le consulter ou l’éditer sur votre ordinateur portable, votre tablette ou votre smartphone.
Mieux, vous pourrez y accéder et travailler dessus même si vous ne disposez pas d’une connexion internet. L’outil de synchronisation enregistre une copie de ces documents sur votre ordinateur. Dès que vous retrouverez une connexion Internet, vos modifications y seront intégrées.
Plusieurs outils de sécurité sont proposés pour limiter les cyber-risques inévitables avec les connexions à distance et la collaborativité.
Mais outre le stockage de documents, OneDrive dispose de fonctionnalités intéressantes qui en font un outil inestimable pour améliorer le travail d’équipe et la communication en entreprise.
La collaborativité
La plateforme est intégrée à Microsoft 365, qui comprend aussi Word, Excel, PowerPoint et d’autres applications collaboratives destinées à faciliter le travail d’équipe.
Ainsi, elle permet l’édition collective des documents qui y sont stockés grâce à des fonctionnalités qui permettent de suivre les différentes étapes du travail. Les membres de votre équipe et vous-même pourrez modifier collectivement ce cahier des charges sur lequel vous planchez en temps réel, même si vous ne vous trouvez pas au même endroit. Mieux, les modifications apportées seront immédiatement signalées avec des indicateurs de couleur permettant d’identifier les auteurs de ces changements.
Le second point fort de ce système, c’est que vous n’avez plus besoin de jongler entre différentes versions individuelles adressées par emails successifs. Le travail est centralisé sur un seul document, ce qui évite les pertes de temps liées aux allers-retours des versions intermédiaires et les risques d’erreur inhérents aux doublons. Cerise sur le gâteau, il est toujours possible de restaurer le document dans une de ses versions précédentes, ce qui s’avère inestimable pour corriger des erreurs. Vous gardez le contrôle sur vos travaux.
Le partage de documents
OneDrive dispose aussi de fonctionnalités uniques pour le partage de documents.
Chaque collaborateur de votre entreprise se voit attribuer un compte personnel dans lequel il peut stocker des documents qui pourront être partagés ou non. Il est aussi possible de limiter le partage des documents à un groupe (le service des ressources humaines, ou les membres d’une équipe collaborant sur un projet particulier, par exemple).
Plus besoin de batailler pour envoyer des fichiers volumineux par email ! Vous n’aurez plus qu’à adresser un lien pointant vers ce fichier dans votre espace sur OneDrive.
Il est aussi possible de rendre certains documents accessibles à des tiers en lecture seule ou en leur accordant la possibilité de les modifier. Vous pouvez limiter cette faculté de consultation/édition dans le temps, grâce à l’introduction d’une date d’expiration qui désactivera le lien au moment de votre choix.
Une GED pour votre PME ou TPE
Vous l’aurez compris, OneDrive offre des fonctionnalités que l’on retrouve dans les systèmes de gestion électronique de documents. De nos jours, avec la multiplication des fichiers et des données, ces systèmes s’avèrent indispensables pour les entreprises soucieuses de leur agilité.
Cependant, toutes ne disposent pas forcément d’un budget à y consacrer. OneDrive s’impose alors comme une solution avantageuse, jugez plutôt : elle est fournie dans le bouquet Microsoft 365 avec 1 To d’espace de stockage par utilisateur, ce qui est réellement intéressant.
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