À votre avis, que font vos collaborateurs lorsqu’ils constatent que les logiciels fournis par votre entreprise ne leur permettent pas de réaliser certaines tâches comme ils le souhaitent ? Croyez-vous qu’ils attendent patiemment que vous vous dotiez d’applications plus satisfaisantes ?
Bien sûr, la plupart du temps, ils cherchent des solutions externes, souvent sur Internet. Votre entreprise n’a donc pas un, mais deux systèmes informatiques : un système officiel, celui que vous connaissez, et un système informatique parallèle, dont vous ne mesurez probablement pas l’ampleur.
Système informatique parallèle : un phénomène généralisé
En effet, selon une étude publiée par le CESIN et Symantec en avril 2018, les entreprises évaluent à une trentaine ou une quarantaine les applications sur Internet que leurs employés utilisent officieusement. Mais leur véritable nombre s’établit à près de 1700.
On parle de “Shadow IT” lorsque les salariés d’une entreprise emploient des appareils, des logiciels sur le net (SaaS), ou toute autre technologie sans l’aval de leur responsable ou du responsable informatique de leur société.
Même les entreprises qui ont mis en place des règles pour les obliger à se contenter des outils informatiques internes ne sont pas épargnées. On estime que plus de 80 % des employés utilisent des applications externes à l’entreprise. Selon toute vraisemblance, votre entreprise est concernée.
Selon le rapport du CESIN et de Symantec, les trois types d’applications extérieures les plus employées par les collaborateurs sont :
- les messageries et réseaux sociaux ;
- les moteurs de recherche ;
- les outils de stockage et de partage des fichiers (Google Drive, OneDrive, Dropbox, WeTransfer, etc.).
Une grande partie des utilisations de logiciels extérieurs sont donc motivées par des raisons personnelles. Mais les insuffisances de votre système informatique peuvent aussi pousser vos employés à chercher d’autres options plus efficaces ou plus agréables à utiliser. Dans ce cas, vous y gagnez très certainement en réactivité et en agilité.
4 risques majeurs posés par les logiciels externes
Mais ces initiatives posent 4 problèmes majeurs :
- Elles font planer d’énormes menaces de cybersécurité sur votre entreprise. Surtout si vous n’avez pas équipé les ordinateurs, tablettes et smartphones personnels utilisés pour se connecter à ces applications de logiciels antivirus et d’un firewall. Car ils peuvent alors devenir des portes d’entrée pour des logiciels malveillants ou des tentatives d’intrusion d’éventuels pirates. Ce risque pèse non seulement sur les données qui circulent au sein de ce circuit informatique officieux, mais aussi sur votre réseau informatique et les données de votre entreprise.
- Ces applications externes échappent aux routines mises en place par votre service informatique pour sauvegarder vos données. En cas de panne ou de problème du logiciel extérieur, les données qui y ont été transmises ou produites risquent d’être détruites. Les dégâts correspondants peuvent être importants pour votre entreprise.
- Vous ne contrôlez pas les autorisations d’accès. Vous ne pouvez donc pas empêcher un ancien salarié de votre entreprise ou un collaborateur d’une autre société auquel l’un de vos employés aura donné ses identifiant et mot de passe de s’emparer des données ou de les modifier.
- Une application externe plus commode pour un employé permettra à ce dernier de gagner en productivité. Mais elle ne profitera pas forcément à votre entreprise, car elle peut générer des lacunes d’informations importantes dans votre système informatique officiel. Celles-ci gêneront le travail de vos autres collaborateurs. L’utilisation de logiciels sans passerelle avec les outils internes déforme la vision que vos employés ont de votre société et complique la collaboration inter-équipes.
Que pouvez-vous faire pour y remédier ?
Certaines entreprises tentent de limiter ces pratiques. Elles installent des systèmes pour bloquer le surf sur les sites non agréés et empêcher le téléchargement d’applications externes. Mais cette approche peut nuire à votre productivité et à la créativité de vos employés.
Soyez plus pragmatique. Menez une analyse complète de votre système informatique (officiel et parallèle) afin de comprendre pourquoi vos employés préfèrent certaines applications externes. Vous pourrez alors ajuster votre offre informatique aux besoins des utilisateurs.
Pensez à utiliser des outils de collaboration très polyvalents comme Office 365 et Microsoft Teams. Le bouquet de logiciels qu’ils contiennent permet de réaliser un vaste éventail de tâches courantes et d’optimiser le travail d’équipe. Faciles à mettre en oeuvre, ces outils sont aussi intuitifs et évolutifs. Consultez-nous pour en savoir plus et limiter dès à présent les risques posés par votre “shadow IT”.
