Voilà ! Après plusieurs heures de travail, vous avez compilé toutes les données de vos différentes agences dans un fichier Excel. Vous adressez ce dernier aux responsables commerciaux de vos différents secteurs pour validation et commentaires. Problème : tous ont rectifié certains chiffres, comme l’attestent les versions modifiées qu’ils vous ont adressées en retour. Idéalement, vous devriez reprendre votre fichier de départ pour intégrer ces révisions. Mais rien que de penser à l’ouverture successive de tous ces fichiers Excel vous donne la migraine. Si vous connaissez ce type d’expérience, vous serez sûrement heureux de savoir qu’il existe un antidote : SharePoint de Microsoft.
SharePoint est une plateforme collaborative développée par Microsoft pour vous aider à gérer vos documents. Elle fonctionne comme un intranet doté d’un système de gestion de contenu.
Conservez les traces des modifications apportées
La plupart des systèmes de stockage de fichiers reposent sur la création de dossiers sauvegardés eux-mêmes sur un serveur. C’est toujours la dernière version modifiée du fichier qui est conservée. Dans la plupart des cas, il n’est donc pas possible de connaître l’historique des modifications. On ne peut pas non plus savoir comment elles ont influencé l’aspect final du fichier sauvegardé.
Le gros point fort de SharePoint, c’est qu’il contourne cet écueil, en contextualisant les documents. En effet, il conserve la trace des différents changements apportés. Vous savez qui a modifié le fichier et quand. Vous pouvez ainsi suivre l’historique de votre document et appréhender son évolution.
Cette fonctionnalité est particulièrement pratique lorsque plusieurs collaborateurs travaillent sur un même fichier. C’est d’ailleurs souvent le cas en gestion de projet, par exemple. Toutefois, a contrario, vous avez également la possibilité d’extraire des documents pour éviter qu’ils ne soient modifiés par d’autres utilisateurs.
De plus, en agissant comme une plateforme de stockage unique, SharePoint facilite l’accessibilité des documents. Il facilite également la fluidité de la communication.
Finissez-en avec les “je n’en ai pas été informé”
Par exemple, lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes, vous prenez le risque que votre message achève sa course dans la corbeille de spam de l’une d’entre elles.
Une quinzaine de jours plus tard, certains de vos destinataires qui auront mis en place des routines de destruction de leur courriers pour désengorger leur boîte mail auront perdu votre message et les fichiers qui y étaient joints… Et ils ne vous le diront pas toujours.
SharePoint résout cette lacune de l’e-mail, en fournissant une plateforme centralisatrice où tous vos collaborateurs et interlocuteurs pourront trouver (et retrouver) les fichiers sur lesquels vous travaillez conjointement. Chaque fois qu’un collaborateur publie un document, les autres collaborateurs concernés reçoivent une notification. De ce fait, ils ne peuvent le manquer.
La plateforme est sécurisée, ce qui veut dire que vous pouvez l’utiliser pour sauvegarder vos documents les plus sensibles. Même si elle agit comme un espace de stockage sur le Web, les tiers n’ont pas accès à vos dossiers et la confidentialité de ceux-ci est préservée. Vous pouvez également limiter l’accès de certains documents à des collaborateurs désignés, grâce à une gestion des autorisations.
Ainsi, toute votre équipe trouve rapidement les données dont elle a besoin pour travailler. Lorsqu’une information importante nécessite d’être connue de tous, il est très facile de la publier dans SharePoint afin d’assurer sa communication. Vous pouvez ainsi faire savoir immédiatement que vous souhaitez bloquer les livraisons à un client dont les derniers chèques viennent de vous être retournés impayés, par exemple.
Évitez la réunionite
SharePoint vous sera aussi particulièrement utile si votre entreprise dispose de plusieurs sites distants géographiquement. Les collaborateurs de vos différents sites pourront en effet se connecter sur la plateforme pour être mis en relation les uns avec les autres.
Il ne sera ainsi plus toujours nécessaire d’organiser des visioconférences pour régler les différents détails de votre organisation. La collaborativité sera optimisée et moins contraignante, puisque vous n’aurez plus besoin de fixer de rendez-vous.
Comme c’est souvent le cas avec les outils Microsoft, SharePoint est intuitif et très facile à prendre en main. Il est aussi personnalisable et s’adaptera parfaitement aux besoins de votre entreprise. Vous pourrez par exemple créer des routines et d’autres procédures automatisées destinées à créer des e-mails lorsque certaines conditions sont réalisées, par exemple.
La plateforme est également compatible avec la plupart des outils Microsoft offerts avec la licence Office 365 ou Microsoft 365.
Vous êtes intéressé ? Contactez-nous dès à présent pour découvrir comment SharePoint peut vous aider à améliorer la communication entre vos collaborateurs et augmenter votre productivité. Nous vous aiderons à déterminer la configuration qui vous convient pour que vous tiriez le meilleur parti possible des possibilités énormes que vous offre cette application.
