Savez-vous que votre entreprise doit se préparer à un bouleversement majeur qui interviendra d’ici 2023 ? En effet, dans 2 ans, les entreprises du secteur privé devront entamer une transition progressive vers la dématérialisation des factures. En 2025, vous ne serez plus autorisé à émettre des factures papier. Nous vous proposons un petit tour d’horizon pour découvrir les enjeux de cette évolution, et ce qu’elle implique pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
L’article 289 du code général des impôts définit la facture électronique (aussi appelée « e-invoice ») comme une facture qui aura été maintenue sous format numérique depuis sa création jusqu’à son archivage.
Cette définition a une conséquence importante : pour qu’une facture soit digitale, il faut qu’elle l’ait été dès son émission et qu’elle ait été maintenue comme telle tout au long de son traitement. Une facture papier scannée pour la convertir en document PDF n’est donc pas une facture électronique. De même, une facture digitale imprimée et transmise sous format papier n’est plus une facture électronique.
La loi stipule également que l’acceptation de la facture électronique doit être formalisée. Le consentement du récipiendaire doit être matérialisé, et l’émetteur de la facture électronique doit être en mesure de prouver qu’il a obtenu ce consentement.
Enfin, les factures dématérialisées doivent être authentiques, intègres et lisibles. Ces qualités leur sont conférées par une signature électronique et par une présentation structurée répondant à une norme permettant une lecture par ordinateur. L’émetteur et le destinataire doivent mettre en place des circuits de contrôle pour créer une piste d’audit afin de s’assurer de leur intégrité.
La généralisation de la facturation électronique en marche
Le gouvernement français veut généraliser la facture numérique pour lutter contre la fraude à la TVA, grâce à la mise en place d’un contrôle continu des transactions. Ce contrôle repose sur la transmission automatique et systématique de toutes les factures qui seront émises par les entreprises en B2B.
Ainsi, l’Etat sera capable d’effectuer des recoupements entre les achats et les ventes. Il disposera également d’un outil de pilotage qui lui donnera des indications très précieuses sur la santé de l’économie.
Depuis le 1er janvier de cette année, toutes les instances publiques sont tenues d’accepter les factures dématérialisées. C’est l’aboutissement de la loi Macron du 6 août 2015. Elle oblige les organisations étatiques à accepter les factures provenant d’entreprises privées sous format électronique.
En pratique, les grandes entreprises et les organisations étatiques fournisseurs des instances publiques (État, collectivités territoriales et organismes publics) sont tenues d’émettre des factures dématérialisées depuis le 1er janvier 2017. Au cours des années suivantes, cette obligation a été progressivement étendue aux fournisseurs de toutes tailles, y compris les micro-entreprises.
Pour ce faire, ces fournisseurs transmettent automatiquement leurs factures digitalisées sur le site de Chorus, un logiciel qui assure leur traitement, de leur enregistrement jusqu’à leurs paiement et archivage. De ce fait, l’Etat a réalisé des économies significatives grâce à la suppression du papier.
De plus, le traitement des factures numériques étant totalement automatisé, il est plus efficace et réduit les risques d’erreur.
La loi de finances de 2020 va encore plus loin, puisqu’elle sonne définitivement la fin de la facture papier. Cette dernière sera progressivement abolie à compter du 1er janvier 2023 dans le cadre des opérations B2B. A partir de cette date, toutes les organisations (publiques et privées) seront tenues d’émettre des factures sous forme électronique.
En 2025, la généralisation de la facture dématérialisée sera effective : la facture papier deviendra une chose du passé dans le secteur B2B.
En revanche, rien ne sera imposé pour les transactions en B2C : les factures papier seront encore autorisées, faute d’harmonisation au plan européen.
Quel sera l’impact sur les entreprises ?
Si vous avez déjà recours à la facture dématérialisée, vous savez qu’elle est bénéfique pour votre entreprise :
- Parce qu’elle réduit vos coûts de traitement, grâce à l’automatisation d’une partie du processus d’enregistrement ;
- parce qu’elle réduit votre consommation de papier ;
- parce qu’elle réduit les risques d’erreurs ;
- parce qu’elle optimise l’efficacité du traitement et contribue à réduire les délais de paiement ;
- elle améliore votre gestion de trésorerie en instituant un suivi en temps réel ;
- elle simplifie aussi l’élaboration des déclarations de TVA.
Comment se préparer à cette évolution ?
Il s’agit donc d’une évolution majeure pour votre entreprise et vous l’aurez compris, ça ne se fera pas en un clin d’œil. Vous devez donc prendre des mesures proactives pour vous y préparer. Tout d’abord, engagez le dialogue avec vos fournisseurs et clients B2B pour connaître leurs projets en matière de dématérialisation des factures.
De votre côté, faites un état des lieux de votre système de facturation. Identifiez les employés en charge des tâches correspondantes. Évaluez votre volume de facturation annuel et le montant moyen des factures. Quel est votre rythme de facturation ? Vous serez ainsi en position de négocier avec des prestataires pour choisir la solution la plus adaptée à votre cas.
N’oubliez pas que la dématérialisation générera de gros besoins en matière d’archivage. Le choix d’une solution globale de gestion des flux de documents s’avère donc plus judicieux.
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