Vous aussi, vous utilisez Excel ? Eh bien, nous avons une révélation : vous n’êtes pas une exception ! En effet, près de 90 % des entreprises du monde entier utilisent le tableur créé par Microsoft. En fait, pas moins d’un milliard de personnes utilisent Office, le pack de logiciels de bureautique qui intègre, entre autres, Excel. Un nombre toujours croissant d’entre elles l’utilisent dans sa version sur le cloud, nommée Microsoft 365. La question, c’est de savoir si cela vaut le coup de continuer à utiliser le pack Office (Office 2019) en local, ou de passer à Microsoft 365. Voici 4 grandes différences entre les 2 solutions pour vous permettre de choisir.
1. Logiciels en local vs logiciels en ligne
Office 2019 (c’est-à-dire, le pack Office) est un ensemble de logiciels que vous devez installer sur le disque dur d’un ordinateur unique.
D’un autre côté, la souscription à Microsoft 365 vous permet d’accéder à une suite de logiciels en version SaaS. Cela signifie que pour les utiliser, vous devez vous connecter sur Internet.
Pour résumer, le premier est donc un bouquet de logiciels installés en local, tandis que l’autre est un ensemble de services utilisables en ligne à partir de n’importe quel appareil (Microsoft vous permet d’utiliser simultanément 5 appareils différents).
Songez-y : comme la plupart des professionnels de nos jours, pour les besoins de votre travail, vous devez constamment jongler avec vos ordinateurs fixe et portable, votre smartphone et votre tablette si vous en avez une. Dans ces conditions, le cloud et la capacité qu’offre Microsoft 365 de vous connecter en ligne avec n’importe quel appareil lui confère un avantage énorme sur son concurrent en local.
Il vous suffit de vous connecter à votre compte Microsoft pour y accéder à partir de n’importe quel appareil, quand vous le souhaitez et quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.
Et comme le bouquet comprend également 1 TB de stockage de données sur le cloud avec OneDrive, vous n’êtes même pas obligé de transporter des clés USB ou des disques durs pour sauvegarder votre travail.
2. Achat une fois pour toutes vs abonnement mensuel
Lorsque vous faites l’acquisition de la solution Microsoft 2019, vous achetez une licence d’utilisation. À partir de ce moment, vous pouvez en principe utiliser les logiciels inclus sans limitation de durée et il n’est théoriquement pas nécessaire de renouveler cet achat.
A contrario, la licence Microsoft 365 est un abonnement mensuel.
Les deux bouquets se distinguent aussi par leur prix : Office 2019 est beaucoup plus cher à l’achat (près de 300 € TTC pour la version « Office famille petite entreprise de 1019 », alors que Microsoft 365 ne coûte « que » 10,56 euros TTC par mois).
Les gestionnaires auront déjà fait le calcul : il faut un peu plus de 28 mois, soit 2 ans et 4 mois, pour obtenir une équivalence de coût entre les deux formules.
Or, Microsoft lance une nouvelle version d’Office tous les 2 ou 3 ans. Et si vous avez un usage assez intensif des logiciels qui composent le pack, vous aurez probablement besoin de racheter la nouvelle version d’Office lors de sa sortie pour profiter de ses nouvelles fonctionnalités et des améliorations qu’elle apporte.
Ainsi, du point de vue financier, les deux packs vous coûteront à peu près la même chose.
3. Une version figée vs une version évolutive
Office 2019 s’acquiert une fois pour toutes, ce qui signifie que vous récupérez une version figée. Certes, vous pourrez bénéficier des mises à jour de sécurité qui seront mises sur le marché chaque fois que de nouvelles failles de sécurité auront été découvertes.
Mais ces mises à jour n’incluront pas d’améliorations sur les logiciels compris dans le pack. Pour profiter de ces évolutions, vous devrez acquérir la version ultérieure de la solution.
Avec Microsoft 365, vous n’avez pas cette limitation. En effet, vous profitez constamment des logiciels dans leur dernière version. Vous bénéficiez donc jour après jour des perfectionnements qui leur sont apportés.
Or, une grande partie de ces nouvelles fonctionnalités proviennent d’innovations en matière d’intelligence artificielle. Très souvent, elles visent à automatiser votre travail, à le rendre plus fluide, ou à augmenter votre créativité. Toutes ne sont pas forcément adaptées à votre situation propre, mais un certain nombre d’entre elles peuvent vous aider à développer votre productivité et à vous faire gagner plus d’argent.
4. Collaboration itérative vs collaboration en temps réel
Lorsque vous devez travailler en équipe sur un logiciel de Microsoft 2019, vous devez procéder par étapes successives. Chaque membre doit travailler de son côté sur sa version du fichier, puis soumettre cette version aux autres membres du groupe en la leur adressant par e-mail, la plupart du temps. Lorsqu’ils reçoivent ce fichier, les autres participants doivent l’ouvrir et le comparer avec leur propre document pour prendre en compte les modifications adoptées.
C’est un processus lourd, qui complique la collaboration et occasionne de nombreuses pertes de temps.
Microsoft 365 met fin à ces allers-retours, puisqu’il offre une collaborativité totale. Non seulement, les membres de votre équipe peuvent ouvrir le même fichier Word simultanément, mais de plus, des outils inclus dans la solution leur permettent de communiquer en temps réel (par chat, messagerie instantanée, ou vidéo) et d’identifier les modifications apportées ainsi que leurs auteurs.
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