Savez-vous que la législation vous obligera bientôt à numériser toutes vos factures ? Et ce n’est pas tout : qui dit numérisation, dit gestion électronique de documents. Car lorsque vous produirez tous ces fichiers, et que vous en recevrez encore davantage de vos fournisseurs, un système de gestion documentaire deviendra vite indispensable. Il ne vous reste donc que quelques mois pour faire connaissance avec ce type de logiciels et préparer cette acquisition. Quels sont les éléments à prendre en compte lorsque l’on doit s’équiper d’un système de gestion électronique de documents (GED) ? Voici nos 4 conseils.
Un bon système de gestion électronique des documents vous permet de numériser vos documents et de les conserver tout en rationalisant leur classement et en simplifiant leur accès pour vos collaborateurs en fonction de leurs prérogatives. En outre, il doit offrir des fonctionnalités de sécurisation pour empêcher les intrusions et les fuites d’information.
1/ Un hébergement sur site ou sur le cloud
Un système de GED installé sur site implique l’utilisation d’un serveur géré en interne. L’avantage de cette solution, c’est qu’elle vous permet de conserver le contrôle sur vos données.
Mais vous devrez prendre en charge ses coûts de mise en place et de mises à jour relativement importants. De même, vous devrez assurer la maintenance et l’administration au quotidien de ce serveur. De plus, il vous incombera également de sécuriser vos données vous-même. Cette solution est donc plus adaptée aux entreprises de grande taille disposant d’un service informatique en interne.
En revanche, une solution de gestion électronique des documents hébergée sur le cloud ne nécessite pas de disposer d’une équipe informatique pour son fonctionnement. De ce fait, elle est plus flexible et moins coûteuse.
Toutefois, vous devrez choisir un excellent prestataire pour veiller au bon fonctionnement quotidien de votre système. Si votre société est réunionnaise, il est important de choisir un partenaire local connaissant les problématiques particulières de notre île.
En particulier, vous devrez veiller à ce que ses datacenters soient installés à La Réunion. Une plus grande proximité est un gage de qualité de service et d’efficacité.
Dans tous les cas de figure, vous devrez prévoir un système de sauvegarde des données et mettre en place une redondance pour disposer d’une solution de substitution en cas d’interruption du système.
2/ Des fonctionnalités avancées
Le système de GED idéal pour votre entreprise pourra également inclure quelques-unes des fonctionnalités suivantes :
Des outils de recherche performants
Un bon système de gestion documentaire dispose d’un outil de recherche avancée basé sur une large sélection de mots clés. Certains systèmes proposent des recherches basées sur les métadonnées ou les catégories qui élargissent l’exploration à des documents de thématiques voisines.
Des outils de suivi et de restauration des versions
Ces outils vous permettent de consulter plusieurs versions historiques d’un document modifié, et de savoir quand ces modifications ont été apportées, et par qui.
La suppression automatique des documents périmés
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour économiser de l’espace de stockage. Elle vous permettra également de respecter en permanence certaines obligations réglementaires.
L’utilisation à partir d’un appareil mobile
Vos commerciaux apprécieront de pouvoir consulter, modifier et partager d’anciens devis, des prototypes ou des factures lorsqu’ils seront en déplacement.
3/ Les contrôles d’accès aux documents
Votre entreprise a-t-elle seulement besoin d’un système de classement organisé des documents, ou nécessite-t-elle également d’en contrôler les accès ? Un système de contrôle des documents permet d’introduire des autorisations d’accès afin de restreindre la consultation et/ou la modification à certains collaborateurs, en fonction de leurs prérogatives.
Un dispositif de contrôle des accès doit également permettre de suivre les différentes versions des documents. Ces fonctionnalités peuvent être particulièrement utiles si vous gérez la paye et les dossiers du personnel en interne, par exemple. Elles garantiront la confidentialité de ces informations.
4/ L’évolutivité
Une gestion électronique de documents doit bien sûr être évolutive en termes de stockage ou de nombre d’utilisateurs. Mais vous devez aussi prévoir d’autres évolutions possibles. L’attribution d’un label ISO réclamera peut-être l’utilisation de fonctionnalités avancées en termes de traçabilité des documents, afin de faciliter les audits, par exemple.
En matière de gestion électronique de documents, il peut être tentant d’opter pour des plates-formes telles que OneDrive, Google Drive et de se débrouiller avec les fonctionnalités de collaboration qu’elles offrent. C’est d’autant plus compréhensible que ces applications sont conviviales et faciles à mettre en place.
Mais si votre entreprise est en expansion, vous serez vite confronté à leurs limites. Une solution spécialisée vous semblera peut-être plus onéreuse de prime abord. Mais vous vous y retrouverez vite, grâce aux gains de temps et de productivité que ses fonctionnalités performantes vous permettront d’obtenir.
À La Réunion, Stor est un expert reconnu dans le domaine de la dématérialisation, l’archivage, la gestion du courrier et la gestion documentaire. N’hésitez pas à nous consulter sur ces questions.
