Vous vous félicitez d’avoir recruté un nouveau collaborateur : dans le marché actuel, fortement tendu, c’est un prodige. Toutefois, pour le convaincre, vous avez dû lui offrir une rémunération très supérieure à ce que vous aviez prévu. Il ne faudrait pas que les membres expérimentés de l’équipe actuelle découvrent que la nouvelle recrue va immédiatement gagner plus que certains d’entre eux…
Si votre PME réunionnaise n’est pas encore passée à la numérisation de ses documents RH, il peut être compliqué de maintenir la confidentialité nécessaire entourant les salaires. En conséquence, l’oubli d’un bulletin de paie dans la photocopieuse peut suffire pour déclencher un malaise durable au sein de vos équipes.
La numérisation des documents permet d’éviter ces écueils, tout en améliorant vos processus et la satisfaction de vos collaborateurs. Intéressé ? Découvrez comment Neobox RH de Quadient permet de rationaliser et de sécuriser les procédures RH des TPE/PME en toute simplicité.
Qu’est-ce que Neobox RH ?
Neobox RH est une solution de gestion électronique des documents (GED) associant un logiciel de dématérialisation des documents RH couplé à un système d’archivage électronique (SAE). Elle vous permet de digitaliser vos processus RH en conformité avec la loi travail (loi El khomri). Celle-ci vous autorise en effet à proposer des bulletins de paie dématérialisés à vos collaborateurs, sans avoir à recueillir leur autorisation préalable.
Cette solution de dématérialisation vous permet d’automatiser l’émission et la distribution des documents RH destinés à vos collaborateurs sous format papier ou sous format électronique, en fonction de leurs préférences.
Elle prend en charge et numérise les bulletins de paie, les contrats de travail et leurs avenants, ainsi que tous les autres documents liés à l’emploi de vos collaborateurs (notes de service, relevés d’heures, documents de fin de contrat, etc.). Ils sont ensuite stockés de manière sécurisée dans un coffre-fort électronique.
Neobox RH simplifie le workflow de vos équipes RH, grâce à l’organisation des données. Chaque document numérisé est classé dans un e-dossier précis, selon une arborescence rationnelle.
Les recherches documentaires dans le portail de la solution sont très rapides, grâce au moteur de recherche. Un clic suffit pour faire remonter l’historique d’un employé. Transmettre des documents en masse (une note de service, par exemple) ne prend pas plus de temps.
Un cadre se pose une question concernant un collaborateur de son équipe (son ancienneté, par exemple) ? Plus besoin d’attendre le résultat de la consultation d’un dossier physique. Une simple recherche par voie électronique permettra de donner la réponse instantanément, par téléphone.
L’archivage automatique
Les documents numérisés produits sont classés automatiquement. Ils sont archivés pendant 50 ans chez CDC Arkhinéo (une filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations). Le respect de normes de sécurité très strictes vous garantit leur confidentialité et leur sécurisation.
Vous n’aurez plus à craindre les destructions des bulletins de paie en cas d’inondation ou d’incendie.
Terminées, les séances de musculation passées à soulever des cartons poussiéreux dans votre salle d’archives pour retrouver d’anciens bulletins de salaire réclamés par un salarié ! Désormais, vos employés pourront se servir eux-mêmes.
Pour ce faire, ils n’auront qu’à se connecteront à leur espace personnel sécurisé à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Autant de temps gagné pour les équipes des ressources humaines, qu’elles pourront consacrer à des travaux plus valorisants.
Neobox RH appose un certificat d’authenticité sur les fiches de paie qui garantit leur intégrité et leur confère une valeur probante.
Les signatures électroniques
Neobox inclut la signature électronique. Efficace, pratique et fiable, la e-signature permet un gain de temps lors du processus contractuel.
Vos collaborateurs peuvent signer leurs contrats et avenants en ligne de manière sécurisée grâce à la signature électronique. Ils s’identifient par leur e-mail ou par un code SMS.
Vos contrats, avenants de travail et notes de service peuvent être signés en un clic. Et comme ils sont mis à disposition en ligne, vous évitez les pertes de temps et les déplacements pour les collaborateurs qui ne se trouvent pas sur le même site.
En outre, le système gère les échéances et les dates limites. Vous mettrez ainsi fin aux signatures hors-délais et les risques qu’elles peuvent présenter pour votre entreprise.
Quels sont les avantages de Neobox RH pour le service RH ?
Neobox apporte tous les avantages d’une solution de dématérialisation des documents à votre service de ressources humaines :
Des gains de temps et une meilleure productivité
Les procédures de gestion des documents de papier sont remplacées par des processus en ligne beaucoup plus efficaces.
L’impression des documents, leur mise sous pli, leur affranchissement éventuel et leur et/ou leur distribution au sein de l’entreprise sont quasiment remplacées par un seul clic. Plus de corvée de classement non plus : vous réduisez donc drastiquement le temps passé sur des tâches chronophages à faible valeur ajoutée pour votre entreprise et vos collaborateurs de la DRH.
Une réduction des coûts
La dématérialisation des documents réduit automatiquement les coûts liés à l’impression, l’affranchissement et la conservation des documents sur support papier.
Combien de ramettes de papier consacrez-vous annuellement à vos bulletins de paie ?
Une plus grande sécurité
La gestion numérique des documents est beaucoup plus sûre que la gestion papier. Les données sont mieux protégées et moins susceptibles d’être perdues ou compromises.
Les documents électroniques offrent une meilleure traçabilité tout au long de leur cycle de vie.
En outre, l’archivage numérique des bulletins de paie garantit à vos collaborateurs qu’ils pourront en disposer au moins jusqu’à leur entrée en retraite. Vous ne pouvez certainement pas promettre que vos boîtes d’archives offriront une aussi grande pérennité.
Une plus grande confidentialité
Avec les documents papier, il est difficile d’assurer une confidentialité totale.
Les documents numériques conservés dans un coffre-fort virtuel restreignent plus facilement les accès à la consultation et permettent d’assurer le cloisonnement requis par la fonction RH. Vous évitez plus facilement les indiscrétions.
Une meilleure collaboration
La dématérialisation des documents favorise le travail collaboratif entre vos employés et les encourage à mieux communiquer. Ils peuvent plus facilement partager des documents et travailler ensemble qu’avec des documents physiques.
Quels sont les avantages de Neobox RH pour vos autres collaborateurs ?
Une plus grande disponibilité
Actuellement, lorsqu’ils ont besoin d’un document RH (ancienne fiche de salaire, avenant d’un contrat de travail), vos collaborateurs doivent exprimer leur demande pendant leurs heures de travail. Cela constitue une perturbation pour eux, comme pour les employés des ressources humaines qui reçoivent ces demandes.
Grâce à Neobox, ils disposeront désormais d’un espace personnel sécurisé auquel ils pourront accéder 24/7. Finies, les pertes de temps de part et d’autre !
Un meilleur suivi professionnel
Grâce aux gains de temps induits par la digitalisation des documents, les membres de votre l’équipe RH pourront être plus à l’écoute des autres employés.
En particulier, ils pourront se concentrer sur des processus métiers plus importants pour votre entreprise et plus intéressants pour eux, tels que l’intégration des nouvelles recrues, ou l’organisation de formations, par exemple.
En conséquence, la satisfaction de l’ensemble de vos collaborateurs s’en trouvera renforcée.
Une plus grande ergonomie
La numérisation des bulletins de paie et des contrats offerte par Neobox RH devrait aussi ravir vos collaborateurs, dans la mesure où elle leur évite d’avoir à stocker de nombreux documents chez eux, avec les risques que cela implique. Personne n’est vraiment à l’abri d’un dégât des eaux, surtout lorsqu’on habite à La Réunion.
La mise à disposition quasi-perpétuelle des documents dans leur espace personnel leur simplifie aussi la vie. Grâce au moteur de recherche, il ne leur faut que quelques clics pour retrouver les documents qu’ils recherchent.
Conclusion
Neobox RH n’est donc pas un outil de dématérialisation des documents ou une GED de plus : c’est l’outil essentiel qui rationalisera les procédures clés de votre service de ressources humaines. Grâce à cette solution, votre entreprise gagnera en agilité et en productivité, tout en améliorant sa marque employeur.
Mettez fin au cirque des papiers de votre DRH et dématérialisez l’ensemble des documents RH de l’entrée d’un nouveau salarié jusqu’à son départ grâce à cette solution éditée par Quadient, l’un des leaders de l’automatisation des processus documentaires.
À La Réunion, Stor Solutions est votre interlocuteur pour mettre en place les solutions Quadient. Contactez-nous aujourd’hui pour réussir la transition numérique de votre DRH avec nous !
