Combien de temps vos employés passent-ils chaque semaine à envoyer du courrier papier ? Quelles sont les tâches à plus forte valeur ajoutée qu’ils sacrifient en contrepartie de ce temps ? Si la réponse à cette question vous embarrasse (et elle devrait le faire), c’est que vous avez conscience que ce sacrifice est significatif, compte tenu du volume des courriers que votre entreprise expédie tous les mois. Mais nous avons une bonne nouvelle pour vous : non seulement, il est possible d’automatiser le processus d’envoi du courrier (sous format papier ou par voie numérique), mais de plus, le recours à un tel service vous permettra sans aucun doute de gagner de l’argent. Découvrez ce que Neotouch Courrier de Quadient peut faire pour vous.
Le courrier papier est encore roi
La pandémie de Covid 19 a accéléré la transition numérique, et beaucoup d’entreprises adressent une grande partie de leurs communications sous format digital. Cette tendance a été confortée par le recours massif au télétravail, de même que l’évolution réglementaire en faveur de cette dématérialisation.
Bientôt, toutes les factures des entreprises devront être émises et signées sous format électronique règlementaire de manière native, et un grand nombre d’entreprises se conforment déjà à cette obligation.
Pourtant, le courrier papier a encore sa place dans certains contextes. En pratique, 3 raisons principales peuvent motiver les entreprises à conserver les envois sous format papier :
- Les obligations réglementaires et les courriers destinés à avoir une valeur juridique probante. Les lettres recommandées, un certain nombre d’obligations déclaratives, ou les documents requérant des signatures, tels que les contrats, sont souvent émis sous format papier.
- Des moyens insuffisants consacrés à la numérisation des documents produits par l’entreprise. Par exemple, de nombreuses TPE, qui n’expédient que de faibles volumes de correspondance, ne considèrent pas la numérisation du courrier comme une de leurs priorités.
- L’existence de segments de clientèle attachée à une communication sous format papier. C’est généralement le cas pour les personnes non voyantes et les seniors.
La mise sous enveloppe et l’envoi du courrier de façon traditionnelle demeurent donc d’actualité, en dépit de la digitalisation croissante.
Qu’est-ce que la solution Neotouch Courrier de Quadient ?
Quadient offre une variété de services pour aider votre entreprise à prendre de l’avance dans l’ère numérique d’aujourd’hui avec le traitement du courrier.
Sa plate-forme logicielle Impress externalise le traitement et l’envoi du courrier, quel que soit le canal de communication souhaité (papier, email, SMS, document électronique).
Grâce à elle, vos collaborateurs n’ont plus qu’à télécharger leurs communications préparées dans des applications bureautiques classiques (lettres, factures, relevés, bulletins de paye, documents administratifs, etc.), ou provenant de fichiers de votre système informatique dans l’applicatif.
Comment fonctionne l’externalisation du courrier ?
L’externalisation du courrier vous permet de traiter vos courriers dématérialisés ou physiques et de bénéficier de solutions d’automatisation, de dématérialisation du courrier, et d’archivage électronique.
À partir du téléchargement de vos documents, le prestataire Quadient s’occupe de tout le processus d’expédition ou de transfert de ces documents, sous le format de votre choix : physique (papier) ou numérique : SMS, mail, fichier.
Il réceptionne les fichiers numériques des courriers destinés à être adressés sous format papier, les trie puis les imprime et les met sous pli. Ils seront ensuite affranchis avant d’être expédiés par voie postale, comme du courrier classique.
Le centre éditique Quadient est certifié ISO 2700, ce qui signifie qu’il se conforme à des normes très exigeantes en matière de sécurité du traitement des données. Pour vous, c’est la garantie de l’intégrité de vos données, et d’un risque quasi-nul d’erreurs de distribution.
Quels documents papier peuvent être traités
La prestation d’externalisation du courrier Neotouch convient aux documents imprimables sur une ou des feuilles A4 de 80 g au M². Quadient peut même se charger d’imprimer et d’expédier vos courriers recommandés avec accusé de réception ou non, y compris à l’international. Les documents peuvent être imprimés en couleur, recto-verso, et même agrafés.
En revanche, les documents d’autres formats ou imprimés sur des papiers plus épais ou comportant des traitements spécifiques (cartes postales, chèques, tickets restaurants, papier auto-copiant, etc.) ne se prêtent pas au traitement externalisé du courrier.
Vous pourrez choisir parmi plusieurs options tarifaires pour le type d’envoi (Ecopli, Lettre internationale, Lettre prioritaire, Destineo, etc.).
Souplesse et sécurité
La plateforme Impress de Quadient est déployée en mode SaaS (cloud), ce qui signifie que vous pourrez vous y connecter à l’heure que vous souhaitez, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, pourvu que vous disposiez d’une connexion internet. Les collaborateurs en télétravail peuvent donc l’utiliser de chez eux.
Enfin, et c’est l’un des gros avantages de ce service, dès leur téléchargement, les documents traités sont archivés sur la plateforme sécurisée d’archivage à valeur probante. Ils y seront conservés dans un coffre-fort numérique.
Vous pourrez donc les rechercher, les consulter, et voir à quel moment ils sont parvenus à leur destinataire.
Les 8 bénéfices de l’externalisation du courrier pour votre entreprise
- Vous gagnez du temps. Le traitement de la communication externe est chronophage et peu valorisant pour vos collaborateurs. L’externalisation et la dématérialisation du courrier leur permettent de gagner du temps qu’ils pourront consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise et pour eux. Votre productivité et leur motivation s’en trouveront accrues.
- Vous éliminez des coûts. Avez-vous déjà fait le compte des frais d’expédition de votre courrier ? Si vous réalisez des envois en nombre, c’est probablement un poste non négligeable de vos frais généraux.Le cumul des coûts du papier, de l’encre, des frais d’utilisation de vos imprimantes, de vos machines de mise sous pli et d’affranchissement, et le coût des timbres lui-même aboutit rapidement à des sommes conséquentes.La solution d’externalisation du courrier Neotouch vous permet d’éliminer tous ces frais. Vous ne règlerez qu’une prestation de service forfaitaire en fonction de votre consommation. Le forfait de base ne se monte qu’à 49 € par mois !L’affranchissement demeurera à votre charge, mais à un prix plus avantageux, et cela sans engagement de volume.
- Vous supprimez la gestion de stocks de fournitures. La gestion de ces stocks est fréquemment un tracas dont on se passe volontiers, que ce soit en termes d’allocation de la surface nécessaire pour ces consommables, ou de la nécessité de les surveiller pour éviter les pénuries.
- Vous minimisez les risques d’erreurs et les pertes de documents. Le traitement du courrier est une tâche ennuyeuse, mais néanmoins sensible. Une erreur d’adresse peut avoir des conséquences fâcheuses. Avec un traitement informatisé et externalisé, vous évitez les risques d’erreurs humaines.
- Vous réduisez les délais. Avec Neopost, l’envoi d’un courrier devient tellement simple qu’il n’est plus une tâche que l’on repousse jusqu’à la dernière minute. Il s’intègre naturellement dans les processus opérationnels.Vos correspondants reçoivent donc plus rapidement leurs courriers, ils peuvent réagir plus rapidement en conséquence. Si votre client reçoit votre proposition tarifaire plus tôt, il pourra vous passer commande plus rapidement. De même, plus vite il recevra sa facture, plus vite il vous règlera.Ainsi, vous améliorez sans effort votre trésorerie, et respectez plus facilement vos échéances obligatoires (déclarations, réponses à des enquêtes, etc.).
- Vous améliorez la sécurité de vos correspondances. Pour transférer vos données vers ses systèmes de traitement du courrier, Quadient applique le protocole de sécurité des données (SSH) utilisé pour les opérations bancaires. Vous êtes ainsi certain de vous conformer aux normes les plus exigeantes en matière de traitement des données, de confidentialité et de respect de la vie privée.
- Vous pouvez suivre vos envois. La traçabilité est incluse et le tableau de bord de l’application vous permet de suivre chaque étape du traitement de vos courriers. Vous savez exactement quand vos courriers physiques ont été expédiés au bureau de poste, et à quel moment vos courriers numériques ont été distribués à leurs destinataires. De plus, vous disposez d’un reporting de vos envois.
- Vous pouvez simplifier vos envois en nombre. Il est possible de personnaliser vos communications afin de susciter un meilleur engagement de la part des destinataires.D’un autre côté, vous pouvez créer des modèles d’envoi pour les envois récurrents (par exemple, vos bulletins de salaires sont toujours expédiés de la même manière). Ainsi, vous pouvez rationaliser vos correspondances et gagner encore plus de temps, sans dégrader pour autant la qualité des contacts que les destinataires ont avec votre entreprise.
Conclusion
La gestion du courrier est rarement envisagée comme un gisement de rentabilité et de gains de productivité. Mais les bénéfices de la solution d’externalisation du courrier Neotouch de Quadient se matérialiseront sur plusieurs aspects :
- Vous libérerez un temps précieux pour vos collaborateurs. Ils pourront le consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise ;
- Vous numériserez et archiverez votre courrier en un seul clic, ce qui le rendra consultable et facile d’accès depuis n’importe quel appareil ;
- Vous accélérerez vos traitements opérationnels et améliorerez votre trésorerie ;
- Vous réalisez des économies sur vos frais généraux tout en améliorant la qualité de traitement de vos communications.
Et tout cela à partir de seulement 49 € par mois !
À La Réunion, Stor Solutions, partenaire de centaines d’entreprises telles que la vôtre depuis plus de 50 ans, s’est associé à Quadient, l’un des leaders mondiaux de la gestion documentaire. Nous pouvons ainsi vous proposer des services pointus de gestion documentaire (gestion électronique de documents, affranchissement automatique, destruction, etc.).
N’attendez plus pour externaliser votre courrier et contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier vous aussi des avantages énormes de cette prestation.
